تنظيم حفلة شركة بالكويت: كيف تُخطَّط الفعالية وتبقى مصوّرة بعد انتهائها
يشرح هذا الدليل ما الذي ينبغي أن يتولاه منظم حفلات الشركات في الكويت، وكيف تخطط الشركة لفعاليتها. والفيديو أعلى هذه الصفحة موسيقى ألّفناها لـ Warba Bank، وهو عميل ضمن أعمالنا في الفعاليات.
تنظيم حفلة شركة بالكويت: ماذا ينبغي أن يشمل عمل المنظم؟
ينبغي أن يشمل عمل منظم حفلات الشركات الفعالية كاملة: الفكرة، والخطة، والعمل في الموقع، والمحتوى الذي يأتي بعدها.
تحجز شركات كثيرة القاعة والضيافة والصوت والإضاءة من موردين منفصلين. وقد ينجح ذلك، غير أن أحدًا لا بد أن يجمع الفكرة في خيط واحد، وأن يجعل الفعالية تعبّر عن العلامة التجارية شكلًا وروحًا.
في Prismic Media تمتد إدارة الفعاليات من الفكرة والتخطيط إلى التنفيذ في الموقع، ثم التغطية الإعلامية ومحتوى ما بعد الفعالية.
الفكرة: فكرة للفعالية تناسب العلامة التجارية والجمهور والهدف.
التخطيط: برنامج واضح وقائمة تفاصيل محسومة قبل يوم الفعالية.
التنفيذ في الموقع: فريق يدير الفعالية على أرض الواقع.
التغطية الإعلامية: تصوير فوتوغرافي وتصوير فيديو أثناء انعقاد الفعالية.
محتوى ما بعد الفعالية: صور وفيديوهات تستخدمها الشركة في قنواتها بعد انتهاء الفعالية.
كيف تخطط الشركة لفعاليتها قبل تحديد الموعد؟
ابدأ بالهدف، ثم الضيوف، ثم الميزانية. ويأتي الموعد والمكان بعد هذه الثلاثة.
يحتاج الاحتفال السنوي، وحفل تكريم الموظفين، وإطلاق منتج جديد، إلى برامج مختلفة وقاعات مختلفة ولحظات مختلفة على المسرح. والهدف هو ما يحدد أيّها تخطط له.
اكتب البرنامج في صفحة واحدة: الوصول، والافتتاح، والكلمات، واللحظة الرئيسية، والختام. وينبغي أن يعمل كل مورد من الصفحة نفسها.
حدّد مبكرًا ما تريد الاحتفاظ به بعد الحفل. فالصور والفيلم القصير ومنشورات وسائل التواصل تغيّر جميعها أماكن الكاميرات وموعد وصول فريق التصوير.
ماذا تضيف الموسيقى إلى الفعالية وفيلمها؟
تصنع الموسيقى أجواء القاعة، وتمنح فيلم الفعالية إيقاعه.
الفيديو أعلى هذه الصفحة موسيقى ألّفتها Prismic Media لـ Warba Bank. ويظهر Warba أيضًا ضمن أعمالنا في الفعاليات، بتاريخ 2024. ولا تتضمن الموسيقى تعليقًا صوتيًا، فتصل بالطريقة نفسها إلى المتحدثين بالعربية والإنجليزية.
في الفعالية، يمكن أن تخدم الموسيقى لحظة دخول الضيوف، واللحظة الرئيسية على المسرح، والفيلم الذي يُصنع بعد ذلك. وعندما يُخطَّط لها معًا، تبدو الثلاثة صوتًا واحدًا للعلامة.
الموسيقى المؤلفة للعلامة تخص العلامة، ويمكن أن تعود القطعة نفسها في الفعالية التالية، أو في إعلان، أو على وسائل التواصل الاجتماعي.
لماذا ينبغي التخطيط للتصوير مع الفعالية نفسها؟
لأن اللقطات المتاحة بعد الفعالية تتوقف على قرارات تُتخذ قبل بدايتها.
فالإضاءة، وموقع المسرح، وتوقيت اللحظة الرئيسية، وحركة الضيوف، كلها تؤثر فيما تستطيع الكاميرا التقاطه. والفريق الذي يُضاف في اللحظة الأخيرة يعمل متجاوزًا هذه القرارات بدل أن يعمل معها.
لدى Prismic Media استوديوهان داخليان للتصوير الفوتوغرافي والفيديو، واستوديو داخلي للموسيقى والصوت مزوّد بغرفة تسجيل للتعليق الصوتي. فالفريق الذي يخطط للفعالية والفريق الذي يصنع محتواها يعملان داخل الوكالة نفسها.
عند المقارنة بين المنظمين، اسأل: من سيصوّر الفعالية، ومن سيتولى المونتاج، ومن سيختار الموسيقى أو يصنعها؟
ماذا ترسل الشركة إلى منظم الفعاليات أولًا؟
أرسل موجزًا قصيرًا يحدد الهدف والضيوف والتوقيت ونطاق الميزانية.
يتيح الموجز الواضح للمنظم أن يقترح فكرة ونطاق عمل يناسبان احتياجك، بدل باقة عامة.
يقع مقر Prismic Media في City Tower، الطابق الخامس، شرق، مدينة الكويت. ويمكن إرسال الموجز إلى contact@prismic.media.
هدف الفعالية والرسالة التي ينبغي أن تحملها.
الضيوف المتوقعون ومن هم.
نطاق زمني مفضل، وأي مكان مقترح مسبقًا.
نطاق الميزانية.
المحتوى المطلوب بعد الفعالية: صور، أو فيلم قصير، أو منشورات لوسائل التواصل.
تختلف التكلفة حسب نطاق العمل: حجم الفعالية، ومكانها، ومدتها، وما تحتاج إليه من إنتاج وتغطية. أرسل موجز مشروعك، ونرد عليك بعرض يوضح النطاق والتكلفة.
هل تتولى Prismic Media فعالية الشركة من الفكرة حتى التنفيذ؟
نعم. تشمل إدارة الفعاليات لدينا الفكرة والتخطيط والتنفيذ في الموقع، ثم التغطية الإعلامية ومحتوى ما بعد الفعالية.
هل يمكن تصوير الفعالية وتحويلها إلى محتوى؟
نعم. التغطية الإعلامية ومحتوى ما بعد الفعالية جزء من الخدمة، لأن فريق التصوير والفيديو جزء من الوكالة.
هل يمكن صنع موسيقى لفيلم الفعالية؟
لدى Prismic Media استوديو داخلي للموسيقى والصوت، والموسيقى والصوت من خدماتنا. ويمكن إدراجها ضمن نطاق محتوى الفعالية.
عن Prismic Media
Prismic Media شركة إبداعية وتسويقية في مدينة الكويت، وهي جزء من Maqam Holdings. منذ عام 2015، يصنع فريقنا المكوّن من أكثر من 30 شخصًا العلامات التجارية والحملات ومحتوى وسائل التواصل الاجتماعي والفيديو والموسيقى والفعاليات لعلامات تجارية في الكويت.
